Pengembangan Sistem Informasi Arsip Surat Pada Dinas Kepemudaan Dan Olahraga Provinsi Jawa Timur

Abstract

Dinas Kepemudaan dan Olahraga Provinsi Jawa Timur dalam administrasi bertanggung jawab
langsung dalam pengelolaan atau pengecekan terhadap surat masuk dan surat keluar yang ada
dalam DISPORA atau pihak instansi lain. Berdasarkan observasi pada DISPORA Provinsi Jawa
Timur belum menerapkan sistem informasi arsip surat secara terstruktur. Terdapat beberapa
permasalahan pada pengelolaan arsip surat yang diterapkan oleh sekretaris DISPORA saat ini,
antara lain proses surat masuk, surat keluar, serta tracking surat masuk yang belum terintegrasi
dengan Kepala Dinas melalui database. Hal itu menyebabkan kegiatan arsip surat di DISPORA
masih belum terstruktur, dan pertukaran informasi antara Kepala Dinas dan Sekretaris tidak
actual. Berdasarkan masalah di atas, maka dibuat Sistem Informasi Arsip Surat pada DISPORA
Provinsi Jawa Timur. Sistem yang dibuat dapat digunakan untuk mengelola data master,
mengelola disposisi, mengelola arsip digital, melakukan pencatatan surat masuk, melakukan
pencatatan surat keluar dan tracking surat masuk yang menghasilkan informasi keberadaan surat
masuk. Sistem Informasi Arsip Surat pada DISPORA Provinsi Jawa Timur dapat digunakan
sesuai dengan fungsinya. Dengan adanya aplikasi ini, pihak sekretaris dapat melakukan kegiatan
arsip surat secara terstruktur dan pertukaran informasi antara Sekretaris dan Kepala Dinas secara
aktual.

Kata kunci: Sistem Informasi Arsip, Surat Masuk, Surat Keluar, Tracking, Dinas Kepemudaan
dan Olahraga Provinsi Jawa Timur